נוהל זכות עיון, תיקון ומחיקה

1. רקע

1.1. המרכז רואה חשיבות עליונה בהגנה על פרטיות לקוחותיו ומחויב לפעול בשקיפות ובאחריות בכל הנוגע למידע אישי הנאסף ומעובד על ידו.
1.2. מטרת נוהל זה הינה להגדיר תהליך סדור וברור לטיפול בבקשות מלקוחות והאופן בו יוכלו לממש את זכותם לעיין במידע האישי השמור אודותיהם במאגרי המידע של המרכז, לבקש את תיקונו או מחיקתו והכל בכפוף להוראות הדין.
1.3. נוהל זה נכתב בהתאם להוראות חוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 ("חוק הגנת הפרטיות"), אשר הרחיב את זכויות נושאי המידע בכל הנוגע למידע האישי השמור אודותיהם במאגרי המידע, לחוק זכויות החולה, תנש"ו-1996 ("חוק זכויות החולה") ותקנות בריאות העם (שמירת רשומות), תשל"ז-1976 ("תקנות בריאות העם").
1.4. האמור בנוהל מתייחס באופן שווה לבני שני המינים והשימוש בלשון זכר או נקבה הוא מטעמי נוחות בלבד.

2. מטרות חובת שמירת המידע הן, בין היתר:

2.1. ניהול תהליך הפונדקאות, אבחון ראשוני (רפואי ופסיכולוגי), וקישור לגורמי המקצוע והרשויות, כגון עורכי דין, קליניקות, והוועדה לנשיאת עוברים.
2.2. ניהול ותיעוד קשר עם לקוחות: יצירת קשר ותקשורת רציפה במהלך ההליך ולאחריו.
2.3. עמידה בחובות חוקיות והגנה משפטית: שמירת מידע כנדרש על פי דין, לרבות דיני מס, וכן לצורך ביסוס, התגוננות או ניהול של תביעות משפטיות.

3. זכויות הלקוח בנוגע למידע האישי:

3.1. על פי חוק זכויות החולה ותקנות בריאות העם, עומדות בפניי לקוחותינו זכויות בנוגע למידע שברשות המרכז, והן:
3.1.1. זכות עיון והעתקה: הלקוח רשאי לבקש לעיין במידע שאנו מחזיקים אודותיו, לרבות קבלת העתק, בכפוף למגבלות משפטיות הקבועות בחוק זכויות החולה.
3.1.2. הזכות לבקש מחיקת מידע (זכות מוגבלת למידע רפואי): הלקוח רשאי לבקש את מחיקת המידע הרפואי אודותיו. יחד עם זאת, בהתאם לחוק זכויות החולה ותקנות בריאות העם, שיקול הדעת בעניין מוגבל ביותר. החקיקה מכירה במצבים ספציפיים ונדירים בהם ניתן לתקן או למחוק פרט מידע, אך לא את הרשומה כולה. יש למרכז שיקול דעת בעיקר במקרים הבאים:
3.1.2.1. תיקון טעות ברשומה: אם נרשם ברשומה פרט מידע שגוי (למשל, אבחנה שהוכחה כטעות סופר), קיימת חובה לתקן אותו. התיקון יעשה על ידי הוספת הערה מתקנת שמבהירה את הטעות וכוללת את המידע הנכון, תאריך התיקון וחתימת המתקן. המידע המקורי נשאר כפי שהוא, ללא מחיקה או עריכה, אך מסומן כשגוי.
3.1.2.2. מידע שנרשם ללא סמכות או בניגוד לחוק: במקרים נדירים ביותר, אם יוכח שמידע הוכנס לרשומה באופן בלתי חוקי או על ידי גורם שאינו מוסמך.
3.1.2.3. מידע שעלול לגרום נזק חמור ללקוח: במקרים חריגים אשר ישנו חשש כי עיון במידע מסוים עלול לגרום ללקוח נזק חמור לא יימסר ללקוח מידע.
3.1.3. על פי חוק הגנת הפרטיות, עומדות ללקוח הזכויות הבאות בנוגע למידע אישי שלו (שאינו רפואי ואינו חלק מהרשומות הרפואיות):
3.1.4. זכות עיון: הלקוח רשאי לבקש לעיין במידע האישי שאנו מחזיקים אודותיו.
3.1.5. זכות לתיקון: במידה והמידע שברשותנו אינו נכון, שלם או מדויק, הלקוח רשאי לבקש את תיקונו.
3.1.6. זכות למחיקה: הלקוח רשאי לבקש את מחיקת המידע האישי שלו.
3.2. מימוש הזכות עומדת גם להורה או אפוטרופוס חוקי בנוגע למידע שנאסף על קטין הנמצא תחת אחריותו.

4. הגשת הבקשה:

4.1.1. הבקשה תוגש בכתב, ותכלול פרטים מזהים מלאים של הפונה, לרבות שם מלא, מספר תעודת זהות, פרטי התקשרות (דוא"ל או טלפון) וציון האם הבקשה היא לעיון במידע, לתיקונו או למחיקתו.
4.1.2. היה המבקש קטין או נתון להשגחת אפוטרופוס, יש לוודא כי הבקשה הוגשה בכתב בידי ההורים או האפוטרופוס בשמו של המבקש.

5. קליטת הבקשה:

5.1. בקשה שהוגשה תתועד במערכות המרכז, תיעוד הבקשה יכלול:
5.1.1. פרטי הפונה;
5.1.2. תאריך הבקשה;
5.1.3. מהות הבקשה;
5.1.4. הפעולות שננקטו;
5.1.5. האחראי שקיבל את ההחלטה בבקשה;
5.1.6. תאריך המענה;
5.1.7. התשובה שניתנה;
5.1.8. אופן שליחת התשובה;
5.1.9. כל מסמך או פרט אחר שהועבר ללקוח.
5.2. הבקשה תוגש, ללא דיחוי, לעדה אטיאס או לכל אדם אחר שמונה על ידה לתפקיד אחראי הגנת הפרטיות ("אחראי הגנת הפרטיות").
5.3. יש לשלוח לפונה הודעה המאשרת את קבלת בקשתו במרכז, ולציין כי הועברה לטיפול האחראי, שהינו בעל הסמכות והאחריות להחליט בנושא.
5.4. אין לבצע את פעולת מחיקה או שינוי מידע הנדרשת בבקשה עד לקבלת הנחיה מפורשת ובכתב מאחראי הגנת הפרטיות.

6. אופן הטיפול בבקשה:

6.1. אימות זהות הפונה:
6.1.1. עם קבלת הבקשה, המרכז יפעל לאימות זהותו של הפונה. הליך האימות חיוני על מנת להבטיח כי מידע אישי לא ייחשף בפני גורמים בלתי מורשים.
6.1.2. במידת הצורך, ניתן לדרוש מהפונה אמצעי זיהוי נוספים, לצורך השלמת הליך האימות, כגון הצגת צילום תעודת זהות או מענה על שאלות זיהוי וזאת בהתאם לרגישות המידע המבוקש.
6.2. לאחר השלמת הליך האימות, המרכז יבחן את הבקשה לגופה:
6.2.1. בקשה לעיון במידע אישי:
6.2.1.1. הזכות לעיון כפופה לסייגים הקבועים בחוק. המרכז רשאי לסרב לבקשה במקרים בהם חשיפת המידע עלולה לפגוע בביטחון המדינה, ביחסי חוץ, בפרטיותו של אדם אחר, בסודות מסחריים או מקצועיים ו/או במקרים בהם חשיפת המידע עלולה לגרום ללקוח נזק חמור (ר' סעיף 3.1.2).
6.2.1.2. במקרה של היענות חיובית לבקשה, המרכז ישלח לפונה תשובה מנומקת בכתב ויאפשר לפונה לעיין במידע אודותיו, תוך 30 יום מקבלת הבקשה (או מהשלמת הליך האימות, לפי המאוחר).
6.2.1.3. המרכז יספק לפונה, עותק מהמידע האישי השמור אודותיו במאגר.
6.2.1.4. במקרה של סירוב לבקשה (מלא או חלקי), המרכז ישלח לפונה תשובה מנומקת בכתב, תוך 30 יום מקבלת הבקשה (או מהשלמת הליך האימות, לפי המאוחר), התשובה תפרט את נימוקי הסירוב בהתאם להוראות החוק.
6.2.2. בקשה לתיקון או מחיקת מידע:
6.2.2.1. המרכז יבחן את טענות הפונה בהתאם לסייגים הקבועים בחוק הגנת הפרטיות, חוק זכויות החולה ותקנות בריאות העם. ככל שיימצא כי המידע אכן מצריך תיקון או מחיקה, המרכז יבצע את הנדרש ויודיע על כך לפונה.
6.2.2.2. המרכז לא יענה לבקשה אם שמירת המידע נדרשת על פי דין (למשל, לצורכי מס), להגנה על אינטרסים חיוניים, לניהול תביעות משפטיות או לצורכי ארכיון בעל עניין ציבורי.
6.2.2.3. במקרה של היענות חיובית לבקשה, המרכז ישלח לפונה תשובה מנומקת בכתב, תוך 30 יום מקבלת הבקשה ובהתאם להוראות הדין, התשובה תפרט את הפעולות שבוצעו.
6.2.2.4. במקרה של סירוב לבקשה (מלא או חלקי), המרכז ישלח לפונה תשובה מנומקת בכתב, תוך 30 יום מיום קבלת הבקשה (או מהשלמת הליך האימות, לפי המאוחר).